24.09.2019
Duty of Care и организация корпоративных мероприятий
Большинство современных компаний, направляющих своих сотрудников в командировки, вооружились политиками и инструкциями, обеспечивающими безопасность их деловых путешественников, каждого в отдельности. А у всех ли есть подобного рода документы, регулирующие нормы безопасности при проведении корпоративных мероприятий?
Создайте формализованный документ
Требования к безопасности сотрудников, массово выезжающих на корпоративное мероприятие, в значительной степени отличаются от того, что предусмотрено аналогичной политикой для индивидуальных деловых путешественников.
При создании документа обсудите все возможные нюансы с подразделением по управлению рисками Вашей компании. Он должен предусматривать сценарии, как на случай, когда весь ТОП менеджмент компании соберется на мероприятие на одной локации либо, когда большое кол-во Ваших сотрудников направляются на одну конференцию.
Тщательно подбирайте площадку для мероприятия
При выборе места проведения мероприятия обязательно обращайте внимание на предупреждения официальных источников по поводу отобранной локации и криминогенной обстановке вокруг.
Если речь идет о заграничной поездке, подробно изучите правила пересечения границы и таможни выбранного государства и уточните контакты ближайших полицейского участка, больницы и консульства Вашей страны.
Получите и распространите набор ключевых контактов на мероприятии
Все вышеперечисленные контакты, а также детали для связи с организаторами непосредственно на локации необходимо распространить среди всех участников мероприятия.
У самих организаторов, как на локации, так и за ее пределами должен подробный список контактов (мобильный, эл. почта и номер для экстренной связи) на каждого зарегистрированного участника.
Бронируйте групповые перелеты
При направлении большой группы сотрудников на одно мероприятие мы рекомендуем организовать возможность бронирования группового перелета. Помимо того, что групповое бронирование обходится дешевле, группой проще управлять централизованно, а в случае каких-либо неполадок, ей проще будет оказать требуемое содействие.
Разработайте план действий на случай ЧС на выбранной площадке
На этапе подготовки мероприятия совместно со службой безопасности выбранной Вами локации изучите все их собственные процедуры действий в случае чрезвычайной ситуации. Составьте из них четкий набор действий отдельно для команды организаторов и отдельно для участников.
Управляйте данными участников мероприятия
Воспользуйтесь специализированным программным обеспечением для сбора данных обо всех участниках мероприятия и их последующей регистрации. Так Вы сможете централизованно хранить информацию о перелетах и размещении каждого участника.
Дополнительно сохраните бумажную версию собранных данных в надежном месте непосредственно на локации Вашего мероприятия.
Желаем Вашему бизнесу мероприятий без происшествий!
Продолжение следует…
