Каждый год компания ATH организует более тысячи мероприятий для своих клиентов из самых разных отраслей.
Это то, куда мы инвестируем и где гордимся достигнутыми результатами.
Мы рекомендуем всем компаниям учитывать эти критерии при выборе Travel Management Company.
Выбор ТМС — это комплексный процесс.
Данный инструмент позволит оценить Ваше текущее агентство или участников тендера по шкале, состоящей из 100 баллов.
Технология
Бизнес-тревел является высокотехнологичной отраслью, где ТМС должны иметь совершенную технологическую платформу, связанную с десятками внешних систем и технологий.
Задача технологии — обеспечить автоматизацию бизнес-процессов клиента и безошибочную обработку сотен тысяч транзакций с контролем качества.
Оцените каждый критерий по пятибалльной шкале.
Система, позволяющая клиенту ТМС организовать на платформе ТМС матрицу авторизации и обработку запросов на командировки в электронном виде, когда по установленной системе происходит авторизация факта поездки, выбранных сотрудником вариантов, фиксация упущенной экономии и превышения лимитов, установленных по политике.
Тревел-политика должна быть интегрирована в процесс, когда система не позволяет исключения без авторизации и вся история сохраняется.
Интеграция с кадровыми и финансовыми системами клиента (SAP, Oracle, Navision, 1C) для постоянного автоматического обновления матрицы авторизаций, информации о принадлежности сотрудника к костцентрам и т.д. Автоматический экспорт всех данных о командировках, включая все расходы и нормы командировочных, в финансовую систему клиента с автоматическим формированием проводок.
Система, облегчающая сотрудникам отчетность о командировках в одной системе. Формирование и возможность прикрепить к заявке на командировку все отчетные документы, необходимые для бухгалтерии в электронном виде - авиабилет, счет в отеле, счет такси, дополнительные услуги отеля, счета ресторанов и т.д. Формирование по установленной форме приказа и отчета о командировке и других документов, необходимых бухгалтерии клиента.
Интеграция с кадровыми и финансовыми системами клиента ( SAP, Oracle, Navision, 1C) для постоянного автоматического обновления матрицы авторизаций, информации о принадлежности сотрудника к костцетрам и .д. Автоматический экспорт всех данных о командировках, включая все расходы и нормы командировочных в финансовую систему клиента с автоматическим формированием проводок.
Интеграция с системами бронирования: глобальные GDS Sabre/Amadeus/Galileo, локальной системой Сирена, системой РЖД, аэроэкспресс, компании такси\трасферы и т.д. Возможность для самостоятельной выписки железнодорожных и авиабилетов, бронирования отелей, заказ виз, трансферов и всех остальных элементов командировки в одной системе без участия сотрудника агентства
Возможность обслуживания клиента на одной технологической платформе во всех странах СНГ по единому контракту, позволяющему консолидацию всех данных о поездках с единым стандартом сервиса и единым интерфейсом для сотрудников клиентов.
Управление рисками
Для крупных компаний управление рисками и обеспечение безопасности является самым высоким приоритетом. Ведь ТМС обладает данными о сотрудниках клиента, которые
находятся почти на уровне данных банков. А перебои в работе ТМС могут принести значительный ущерб основному бизнесу клиента.
Оцените каждый критерий по пятибалльной шкале.
Наличие сертификатов по безопасности ISO или PCI DSS, а также соответствие федеральному закону 152, подтвержденные независимым профессиональным аудитом.
Наличие технологии для определения местонахождения сотрудников клиента в случае чрезвычайной ситуации, а также средств связи с ними и управления ситуацией с помощью специализированных технологий. Система уведомления сотрудников о чрезвычайных ситуациях в момент бронирования.
Наличие профессионально разработанного, сертифицированного плана непрерывности бизнеса (Business Continuity Plan) с документальным подтверждением тестирования
Обслуживание в круглосуточном режиме на профессиональном уровне: количество сотрудников в локальной службе 24-часа, доступ ко всем системам и бронированиям (включая Сирена и РЖД).
Собственная сеть поддержки за рубежом: количество офисов за рубежом, количество стран покрытия, единый стандарт сервиса и возможность взаиморасчетов между офисами.
Прозрачность ведения бизнеса (compliance)
Крупные публичные компании уделяют первоочередное внимание прозрачности ведения бизнеса своими партнерами и поставщиками.
У многих из них существует обязательный аудит соответствия comliance для всех поставщиков.
Оцените каждый критерий по пятибалльной шкале.
Наличие юридически оформленных обязательств по соблюдению правил Compliance.
Принятая на уровне компании в качестве приказа система обеспечения compliance: оформленная приказом процедура работы compliance, наличие ответственных за работу по compliance, наличие системы обучения и сертификации сотрудников по системе compliance.
Наличие результатов независимых аудитов на соблюдение compliance.
Укрывательство от налогов путем занижения официальных зарплат и части компенсаций «в конверте» является распространенной практикой, которая, тем не менее, не является приемлемой для поставщиков публичных и государственных компаний.
Оптимизация расходов клиента
Ведущие ТМС обладают целым портфелем инструментов, которые позволяют контролировать и сокращать расходы клиентов на деловые поездки.
Большинство из этих аналитических инструментов отсутствуют на стороне клиента и могут функционировать только в рамках работы с профессиональным ТМС.
Оцените каждый критерий по пятибалльной шкале.
Гарантия минимальной цены при выписке авиабилета является важной частью работы с ТМС. Поэтому важно убедиться, что у ТМС есть инструменты, контролирующие минимальную цену в момент бронирования, что сотрудники клиентов не мотивированы на продажу более дорогих билетов; что ТМС готово включить в договор гарантию минимальной цены. Важным доказательством гарантии минимальной цены является прохождение вашим поставщиком независимого профессионального аудита, который проверяет сделанные ТМС брони. Все вышесказанное должно распространяться на бронирование отелей.
Доказанные и подтвержденные рекомендациями практические успехи в сокращении расходов крупных компаний в размере 10-20% от бюджета (без сокращения количества поездок).
Наличие опытного профессионального ресурса у ТМС, который предоставляет консалтинговые услуги, и достаточного для обеспечения потребностей клиентского портфеля.
По результатам независимого аудита система бронирования Sabre выдает цену билета в среднем на 11 евро ниже, чем Amadeus, и на 65 долларов дешевле, чем Galileo.
ТМС обладает всеми необходимыми данными для контроля и управления расходами клиентов. Для принятия правильных решений эти данные должны анализироваться в режиме реального времени. Современные инструменты для формирования клиентской отчетности (ClikView, iDashboards и т.д.) позволяют динамически формировать неограниченное количество отчетов под клиента.
Грамотно построенная отельная программа ТМС позволяет сократить бюджет на проживание на 20-25%. Она включает в себя технологическую платформу, которая позволяет сотрудникам ТМС видеть на одном экране цену по прямому договору клиента, цену консолидатора и цену отеля из системы бронирования. Ведущие ТМС имеют опыт полного аутсорсинга отельной программы клиентов и ведут в своей отельной программе тысячи договоров.
Управленческая команда
Несмотря на то что бизнес-тревел — очень технологичная отрасль, самое главное в выборе поставщика —- это его управленческая команда.
Именно она определяет развитие бизнеса, и именно с ней придется взаимодействовать по самым важным вопросам партнерства.
Оцените каждый критерий по пятибалльной шкале.
Наличие в руководящей команде (топ-10 менеджеров) людей с опытом работы в бизнес-тревел более 10 лет.
Наличие в руководящей команде (топ-10 менеджеров) людей с опытом работы в других отраслях и компаниях большего размера. Это определяет успех компании в долгосрочной перспективе и обеспечивает использование опыта других отраслей.
Опыт работы ТМС и ее управленческой команды с другими компаниями из индустрии клиента.
Наличие ежегодной оценки профессиональных навыков руководителей.
Количество внешних тренингов для руководителей за последние 12 месяцев
Опыт работы ТМС и ее управленческой команды с другими компаниями из вашей индустрии.
Размер и устойчивость бизнеса
Резкое увеличение размера бизнеса с приходом нового клиента может негативно отразиться на устойчивости ТМС
и качестве сервиса, поэтому очень важно, чтобы объем крупного клиента не был критическим для ТМС.
Оцените каждый критерий по пятибалльной шкале.
Количество транзакций в месяц: 1 - меньше 10 000, 5 - больше 30 000 транзакций.
Количество офисов.
Количество сотрудников: 1 - меньше 100, 5 - больше 400 человек
Клиенты со штатом более 50000 сотрудников.
Визовые услуги
Ведущие ТМС обладают целым портфелем инструментов, которые позволяют контролировать и сокращать расходы клиентов на деловые поездки.
Большинство из этих аналитических инструментов отсутствуют на стороне клиента и могут функционировать только в рамках работы с профессиональным ТМС.
Оцените каждый критерий по пятибалльной шкале.
Количество сотрудников в визовом отделе: 1 - ни одного, 5 - больше 20 человек.
Количество аккредитаций в иностранных посольствах, позволяющих получать визы без личного присутствия: 1 - ни одной, 5 - больше 20 аккредитаций.
На протяжении какого времени сама компания оказывает визовые услуги (без аутсорсинга): 1 - ни одного года, 5 - более 10 лет.
Минимальные сроки оформления российских виз и разрешений на работу и предоставляемые гарантии
В мире отсутствуют профессиональные ТМС-независимые технологии для обеспечения визовых услуг. Важно понимать, какой технологической платформой именно для виз обладает ТМС: наличие технологии с ежедневно обновляемой базой знаний, пошаговым контролем исполнения заказов и встроенной системой контроля качества
Организация мероприятий
Организация различных мероприятий является неотъемлемой частью бизнеса для любой крупной компании.
MICE (Meetings, Incentives, Conferences & Events) - сложный бизнес, где огромный бюджет может быть потрачен впустую, если мероприятие не будет успешным.
Оцените каждый критерий по пятибалльной шкале.
Количество сотрудников с опытом в MICE более 5 лет
Наличие технологической платформы, позволяющей электронную регистрацию, ведение списков и бюджетов в режиме реального времени, создание мобильных приложений и веб-сайтов под конкретные мероприятия. Возможность вести онлайн-программу мероприятия, онлайн общение для участников, управлять поставщиками мероприятия, создавать аналитические и контрольные отчеты по одному или нескольким мероприятиям.
Количество мероприятий с числом участников более 500 человек за последние 12 месяцев (1 - ни одного, 5 - больше 20).
Система контроля качества
Качество сервиса очень сложно проверить на этапе проведения тендера. Даже в процессе работы с ТМС восприятие сервиса часто является очень субъективным.
Поэтому важно оценить те критерии, которые гарантируют высокое качество сервиса со стороны ТМС.
Оцените каждый критерий по пятибалльной шкале.
Наличие автоматических инструментов контроля качества для всех продуктов (авиа- и ж/д билеты, отели, визы, трансферы и т.д.), позволяющее получать аналитические отчеты по всем параметрам сервиса.
Наличие в сервисном договоре определенных параметров, гарантирующих выполнение стандартов качества (Service Level Agreement), и штрафных санкций за их невыполнение.
Наличие у ТМС выделенного ресурса для контроля и управления качеством и постоянное документирование параметров и действий по непрерывному улучшению качества.
Наличие независимой от ТМС профессиональной оценки сервиса на постоянной основе.
Результат оценки TMC