23.01.2020
В рамках нашей рубрики «экспертное мнение» мы бы хотели поделиться несколькими наиболее распространёнными способами злоупотребления и даже откровенного мошенничества среди сотрудников, направляемых в командировки или участвующих в обеспечении этого процесса.
Что такое классы бронирования и зачем их детально ограничивать в тревел-политике?
Существует весьма распространенный способ массового злоупотребления: покупка авиабилетов более дорогих классов бронирования, оставаясь при этом в «эконом» классе обслуживания, ради получения большего количество миль на личную бонусную карту при наличии более дешевых вариантов.
Например, главный отечественный авиаперевозчик предлагает пять разновидностей класса «эконом». И, если за дешевый вариант вам будет начислено в виде миль от 25% тарифа, то с самого дорого можно получить до 200% тарифа милями. С одной стороны, это не воровство как таковое, но с другой стороны это вид злоупотребления, который может очень дорого обходиться компании, так как бюджет на авиабилеты в целом по организации может вырасти на 10-20%. Для компаний, которые тратят на перелеты 100-150 миллионов рублей в год, это очень заметные деньги.
Зачем бухгалтерия должна знать детали тревел-политики, принятой в компании?
В одной крупной компании была распространена схема апгрейдов в отелях, когда сотрудник бронировал самый дешевый номер, а его руководитель одобрял командировку. Приехав в гостиницу, сотрудник переселялся в гораздо более дорогой и комфортный номер. Отчет о командировке в этой компании сдавали напрямую в бухгалтерию, которая знала, что командировка была одобрена, но, при этом, не имела представления о том, номер какой категории был разрешен. Эта схема так разошлась по компании, что ей начали пользоваться сотни сотрудников (всего в командировки в ней ездят более 5 000 человек в год) и компания понесла миллионные убытки.
Примеры случаев обналичивания денег за возврат авиа или железнодорожных билеты.
В подобного рода схемах может участвовать как один человек, так и группа лиц по предварительному сговору. Например, авиабилеты выписываются на уволившихся сотрудников компании, затем они сдаются, и на них оформляется возврат за наличный расчет. При этом деньги злоумышленники делят между собой.
Еще проще все обстоит с железнодорожными билетами, которые можно обменять на деньги в кассе любого вокзала. Были случаи, когда сотрудник периодически выписывал билеты СВ на поезд Москва-Владивосток стоимостью 60 000 рублей, а затем сдавал их на вокзале и забирал себе наличные.
Как пожить в отеле с друзьями за счет работодателя?
С отелями действуют похожие на вышеописанные схемы с билетами, когда номера бронируются на бывших или даже существующих (но ничего об этом не подозревающих!) сотрудников компании. И тот, кто осуществляет эти действия, дарит подарки в виде бесплатного проживания себе и друзьям. Одну сотрудницу крупной ритейл компании поймали на том, что она не только сама жила полгода в пятизвездочном отеле за счет компании, но и за год потратила несколько миллионов рублей своего работодателя на гостиницы для родственников и друзей.
Как заработать на ужинах с деловыми партнерами?
Более мелкое мошенничество в командировках – это ужины с друзьями, знакомыми или даже партнерами, когда счет делится на всех, и все платят свою долю наличными. При этом кассовый чек забирает наш командировочный и заявляет, что он провел деловой обед и потратил полную сумму, которую предъявляет своему работодателю к возмещению. Представьте себе, что это ужин в Лондоне на 6 человек и получилось по 100 фунтов на человека. В результате, наш герой получает от компании 500 фунтов (более 40 тысяч рублей) за расходы, которые не имеют к бизнесу никакого отношения. И кладет эти деньги к себе в карман. Всего на всего 100 таких ужинов в год, и мы получаем мошенничество на четыре миллиона рублей. А что такое 100 ужинов в год для компании, где тысячи командировок?..
Классика жанра – «откат»
По-прежнему широко распространена схема «откатов» закупщикам или тревел менеджерам компаний-клиентов. Когда договор заключается по завышенным ценам, а закупщик получает процент от общего бюджета, проходящего через агентство. Учитывая, что некоторые компании тратят на командировки сотни миллионов рублей в год, даже 1-2% от этой суммы – это большие деньги.
Как распознать скрытые сборы при покупке авиабилета?
Еще одна распространенная схема мошенничества – это подделка агентством электронных билетов, в которые вставляется «скрытый сбор». Ведь в билете столько цифр – тариф, налоги и сборы, что никто не заметит добавленную тысячу рублей. Эти деньги агентство либо полностью оставляет себе, либо делится с закупщиком. Практически в любом тендере, в результате которого сбор агентства за услуги бронирования составляет меньше 300 рублей, впоследствии присутствуют скрытые сборы в авиабилетах.
Выглядит это примерно так:
РЕАЛЬНЫЙ БИЛЕТ
Строка расчета тарифа ALC S7 MOW273.27S7 X/MAD S7
ALC340.23NUC613.50END ROE0.731857 XT1145JD382QV
Тариф EUR 449,00
Эквивалент RUB 20 655,00
ВКЛЮЧАЯ НДС INCL VAT 0,00RUB
Налоги / пошлины / сборы RUB 598,00 YQ (YQ TAX)
RUB 3 542,00 YR (СБОРЫ ЗА СТРАХОВАНИЕ/ТОПЛИВО)
RUB 1 527,00 XT (СОВМЕСТНЫЕ НАЛОГИ)
Общая стоимость RUB 26 322,00
ТОТ ЖЕ БИЛЕТ СО СКРЫТЫМ СБОРОМ (найдите четыре отличия)
Строка расчета тарифа ALC S7 MOW273.27S7 X/MAD S7
ALC340.23NUC613.50END ROE0.731857 XT1145JD382QV
Тариф EUR 449,00
Эквивалент RUB 20 955,00
ВКЛЮЧАЯ НДС INCL VAT 0,00RUB
Налоги / пошлины / сборы RUB 798,00 YQ (YQ TAX)
RUB 3 842,00 YR (СБОРЫ ЗА СТРАХОВАНИЕ/ТОПЛИВО)
RUB 1 727,00 XT (СОВМЕСТНЫЕ НАЛОГИ)
Общая стоимость RUB 27 322,00
Как бороться с мошенничеством при оформлении командировок?
Для того, чтобы избежать большинства вышеописанных случаев мошенничества, в первую очередь, нужно отказаться от наличия собственного отдела по организации командировок. Практика такова, что 90% мошенничеств с тревел услугами были именно в тех компаниях, в которых организацией командировок занималась внутренняя служба. Ведь эти люди отлично знают систему изнутри и, в случае, если они настроены на обман своего работодателя, они могут легко это сделать. Но даже, если организацией командировок занимается человек кристально честный, он может не знать всех тонкостей. Ведь большинство из тех, кто работает в этой службе – это бывшие ассистенты, которые вообще не имеют опыта в бизнес тревел.
К сожалению, даже службы безопасности компаний недостаточно знают детали этого бизнеса для того, чтобы осуществлять полноценный контроль.
Наиболее эффективный способ борьбы с билетно-отельными мошенниками - это выбрать надежное корпоративное тревел агентство с хорошей репутацией и возложить на него как функцию оптимизации расходов, так и контроль соблюдения политики, которую агентство разрабатывает вместе с клиентом. После этого, согласно политике выстраиваются процедуры, позволяющие контролировать правила как на этапе оформления командировки, так и на этапе отчетности. При этом ответственность лежит не на внутренней службе компании-клиента, из которой людей можно только уволить, а на профессиональном агентстве, которое берет на себя все финансовые и репутационные риски. В этом случае оно кровно заинтересовано в детальном контроле. При этом у таких агентств огромный опыт работы с самыми разными компаниями.
А если в договор с агентством еще и включено условие о бонусе в размере доказанной экономии, то оно будет помогать клиенту с заключением специальных договоров со скидками, аналитической отчетностью о соблюдении политики разными подразделениями компании и т.д.
Область организации деловых поездок очень комплексная и сложная. При этом у многих клиентов есть ощущение, что они отлично ее понимают и могут эффективно ей управлять. Это иллюзия. Именно поэтому самые эффективные компании понимают, что любым делом должны заниматься профессионалы. И даже те из них, которые имеют бюджеты на командировки в 500-800 миллионов рублей в год, не имеют ни одного собственного сотрудника, занимающегося их организацией, а полностью передают эту функцию специалистам ТМС (Travel Management Company).
